.7 Die Faxnummernverwaltung

CoMa verfügt über eine Datei in der die Faxnummern und auch Telefonnummern gespeichert werden können. In dieser Datei können Sie 16 verschiedene Gruppen bilden. Das ist für Fax-Mailings ganz praktisch!

Diese Datei ist eine Textdatei. Sollten Sie schon eine FAXNUM.INF von Ihrer ATARI Version  besitzen, können Sie diese nach einer Zeichenkonvertierung weiterverwenden!

Number (Faxnummernliste öffnen)

Klicken Sie einmal auf diesen Knopf, oder drücken Sie die Taste F12, dann erhalten Sie ein Fenster, in dem alle bereits eingetragenen Faxnummern alphabetisch sortiert erscheinen.

Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag übernehmen Sie den Namen und die Faxnummern in das CoMa Fenster und schon kann das Faxen oder Telefonieren losgehen. Je nachdem wo Sie in die Zeile doppel-klicken,  startet CoMa eine andere Aktion. Wird auf die Faxnummer geklickt beginnt CoMa ein Fax zu senden. Klicken Sie auf die Voicenummer arbeitet CoMa als Wählautomat. Und haben Sie die Data-Nummer ausgewählt versucht CoMa einen Daten-Connect herzustellen.

Die Nummernliste verfügt über einen "Autolocator". Nachdem das Fenster geöffnet wurde können Sie den (die) Anfangsbuchstaben eintippen und sofort wird der erste Eintrag der Liste mit diesem(n) Buchstaben aktiviert. Wenn Sie jetzt einen weiteren Buchstaben eintippen springt die Markierung zum nächsten Eintrag der paßt weiter. Es können auch Teile eines Wortes verwendet werden!

Sollten Sie sich geirrt haben, bringt Sie die Taste Escape (Esc) zurück an den Anfang der Liste. Sie können dann wieder mit der Suche beginnen.

    Menüleiste der Nummernliste

Am Kopf des Fensters befinden sich in der Menüleiste die für diesen Programmteil verfügbaren Befehle.

 Add (Nummer in die Liste einfügen)

Dieser Knopf öffnet die "Edit number entry"-box, wenn Sie eine neue Faxnummer in die Liste übernehmen möchten. Tragen Sie zuerst den Namen und die Faxnummer in die dafür vorgesehenen Felder ein. Achten Sie auf die Schreibweise, damit die Eintragungen nach den Nachnamen geordnet sind:

Nachname <Vorname! (das "kleiner-als-Zeichen" ist dabei wichtig!)

Sie erreichen die hierfür zuständige Dialogbox auch über die Hauptdialogbox! Klicken Sie dann auf den Knopf "Insert #" und schon öffnet sich die Dialogbox.

Edit Entry (TAB)

Mit Hilfe dieser Funktion können Sie unter anderem jeder Eintragung eine Bemerkungszeile und eine Begrüßung/Anrede anfügen. 

Wenn Sie diesen Namen übrigens für ein Fax aufrufen, dreht CoMa beides automatisch wieder um.  
Wir haben uns absichtlich gegen eine automatische Übernahme neuer Faxnummern entschieden, da sich dadurch leicht Dubletten in der Liste ansammeln können, wenn Sie zum Beispiel eine bekannte Nummer nicht über die Liste, sondern mal schnell selbst einsetzen.

Sie können auch die Adresse eingeben und über die Platzhalter automatisch in einem personalisierten Serienfax einbinden.

      Delete (Einträge löschen)

Markieren Sie einen oder mehrere Einträge, können diese mittels dieser Funktion gelöscht werden.

     only Searchword (Filterfunktionen)

Mit diesem Pop-Up-Menü schalten Sie die Gruppenauswahl ein oder aus.

Das Pop-Up-Menü "Functions" stellt weitere Befehle zur Verfügung.

Set Groups (Gruppenbildung)

Dieser Knopf öffnet eine Dialogbox, in der Sie dem aktiven Eintrag eine bestimmte Gruppe zuordnen können. Die Gruppenzuordnung darf mehrdeutig sein. Die Namen für die verschiedenen Gruppen werden ebenfalls in dieser Dialogbox eingestellt.

Serial Jobs 

Mit dieser Funktion werden die markierten Eintragungen für die Serienbrieffunktion ausgewählt. Sie müssen zuerst die zu sendenden Faxseiten laden, bevor Sie diese Funktion aufrufen! Es erhalten alle Faxnummern die gleichen Seiten (die in die Preview-Fenster geladen sind) bzw. den kompletten Faxordner, sofern der Knopf "Send Folder" aktiviert wurde.  CoMa erstellt dann für jede Faxnummer einen Job-Ordner, entsprechend dem Prozedere  bei den Fax Jobs!

Dial Voice No. (âŒ˜ + D), Dial Data No. 

Wenn Sie in der Nummernliste einen Eintrag aktiviert haben, wird über diesen Befehl die Telefonnummer in die Hauptdialogbox übergeben und lediglich diese Telefonnummer angewählt. CoMa arbeitet hier also als Wählautomat.

Set Group

Öffnet die weiter oben abgebildete Dialogbox für die Gruppenzuordnung und ein oder mehrere markierte Eintragungen in der Nummernliste können so einer oder mehreren Gruppen gleichzeitig zugeordnet werden.

Reset Groups

Mit dieser Funktion wird die Gruppenzugehörigkeit der markierten Eintragungen zurückgesetzt.

Load Numbers (Nummern importieren)

Sie können über diese Funktion eine Faxnummerndatei laden. Dabei wird die aktuelle Nummerndatei aus dem Speicher entfernt. Vielleicht ist es ja für Sie auch sinnvoll diese Datei nach bestimmten Kriterien zu splitten.

Über diese Funktion kann auch eine Datei im ASCII-Format  importiert werden. Die notwendigen Daten müssen durch einen senkrechten Strich (Alt + "7") getrennt sein und folgende Reihenfolge haben: Name1 | Faxnummer | Name2 | Bemerkung | Passwort | Downloadpfad\ | Salutation | Zahl | Voicenummer.

Die Zahl legt die Gruppenzugehörigkeit fest und wird folgendermaßen berechnet:

Gruppe A = 1; Gruppe B = 2; Gruppe C= 4; Gruppe D = 8; Gruppe E = 16 usw.! Soll ein Eintrag in Gruppe A und B stehen, müssen diese Zahlen addiert werden, also eine 3 eingetragen werden. Für Gruppe B und D muß eine 10 (2+8) in der Importdatei stehen.

In der Eingabebox für die Nummernliste finden Sie darüber hinaus noch folgende Einstellmöglichkeiten:

Erweiterung für die Professional-Version

     Passwort and Download-pfad

In CoMa Professional finden die Felder "Mailbox-Password" , "Downloadpfad" Verwendung. 

     Individual voice-message (ISDN)

Sie können für jeden Eintrag in der Nummernliste eine individuelle Sprachnachricht hinterlassen, die automatisch abgespielt wird, wenn CoMa die calling MSN erkennt (Telefonnummer des Anrufers).

Diese Nachricht erstellen Sie, in dem Sie mit dem Knopf rechts die Aufnahme-Dialogbox von CoMa öffnen. Nach der Aufnahme muß diese Datei in den Voice/Outgoing Ordner abgespeichert werden.